OUTLOOKによる管理法例

今日は日記を書く時間があまりないので、概要だけ。
広くやられている方法だとは思うのだが、意外に
OUTLOOKを馬鹿にしている人も多いと思うので…。

今度、もう少し詳細に紹介したい。

方針
１．GTDのINBOX的なものとして、受信トレイを使用する
２．GTDの43フォルダの代わりとして、「スケジュール帳」、「仕事」(期限付きTODOリスト)を利用する

方法
１．OUTLOOKのメール送信時に自分自身にも自動的にCCで送信されるようにする。
２．一日一回、受信トレイを空にする
３．空にできないときは、以下のいずれかを行う
「予定表」の特定の日時にメッセージをドラックアンドドロップする
「仕事」にドラックアンドドロップして期限を記入する
４．とっておきたい情報はプロジェクトごとのフォルダに入れておくか、「メモ」へドラックアンドドロップ あとで文字列検索で取り出す （削除済みアイテムも原則消さないので、当分の間、検索すれば出てくる仕組みにはなっている）
５．やることを思いついたときは、受信トレイに「投稿」（自分自身にメールを書くような機能）

※たとえば、相手のメール返事待ちというのはだれかへの返信の自分へのCCを
管理することでもれがなくなる

当然、一日一回空にするという強い意志が一番大事である事は
変わらない。ツールはツール。ただの手段である。
ただ、なかなかOUTLOOKは平凡かもしれないが便利なツールなのである。
危険というお話もあるが、実際問題としては、ITに詳しくない人は
かなりの人がこれを使っているのではないか！？（私の周囲では、私が
少数派なのだが）

OUTLOOKの問題は、「トリガ」が、PCを開いているときということだ。
利点はメール送受信タスクのINBOX化がしやすいこと

だから、OUTLOOKと紙の結局ハイブリッドで管理が必要。自分の
やってきた管理法の強化とうまくいっていなかった紙での管理の統合
手段として、考えなければと思っていたところにGTDを見つけたというわけです。