OUTLOOKを使った管理

LifeHacks

こまかいことは、後日お話しするとして、私の持っている基本方針を話しましょう

１．GTDのアドバイスに従う
メールは自分自身にもCCする。／@次の行動、@待つフォルダを作る／受信ボックスをINBOXとして使い、毎日空にする…
この基本戦略については、(いくつかは私にとって前からやっていたことでしたが)、GTD日本語訳のP203からのページに紹介があります。この方法は基本的にすべて採用です。
私の場合は、次の行動はコンテキストごとにいくつかあるのと、参照フォルダ、いつか／もしかしたら、リスト(日々のルーチン、週間レビュールーチンなどを入れる)等のフォルダもあります。
ちなみに、OUTLOOKをGTD的に使うためのプラグインは私は使いません。使ってみたのですが、私には使い勝手が悪かったからです。


２．期限付きのものは、仕事、スケジュールにドラック
期限があるものは、仕事、スケジュールにドラックして、アラームを出せるようにします。むろん、両方つかうのは、「スケジュールは、神聖なものだと思え」というGTDの教えを守り、期日をなんとなく定めたもの、トリガを定期的に出したいものについては、仕事として、管理しているからです。
予定表に入れるのは以下です。

  1. 時が特定された行動(GTD日本語訳 P63より)
  2. 日が特定された行動(GTD日本語訳 P63より)
  3. 日が特定された情報(GTD日本語訳 P63より)
  4. 将来したくなるかもしれないこと(GTD日本語訳 P225より)
  5. 周期的なリマインダ(これはGTDにはないのですが、OUTLOOKの特性上、しかたなく、こちらに入れています。例：月末の事務処理)

３．下書きも受信トレイに保存する
これは、便利ですよ。下書きの保存場所は、受信トレイにしておきます。そうすれば、書きかけのメールも必ず、忘れません。もの(Stuff)は、すべて受信トレイにあるという状態にするわけです。以下のFreeMindとの連携にも利用します。

４．FreeMindと連動させる
ツールは複雑にすると必ず破綻します。でもマインドマップのほうが、プロジェクトをまとめるときにどうしても、便利です。マインドマップには、プロジェクトリストを管理します。

プロジェクトは、週に一度、見返して、次の行動を太字(CTRL+B)で必要なところにくっつける。そして、OUTLOOKの受信トレイに一気にを移動します。
移動の方法は、次の行動のあるプロジェクトをOUTLOOKの受信フォルダにドラック＆ドロップするんです。すると、自動的に空のメールが作られ、テキスト欄に、メモが作られるので、マウスで次の行動(太字)を選択し、タイトルに移動します。それから、CTRL+S＋F4で、保存して、閉じます。
タイトルに次の行動が、メール本文に、次の行動の理由となるプロジェクト情報が入るというわけですね…。
下書きは受信トレイに保存される設定になっているので、これを繰り返せば、次の行動が出来上がりです。

５．「投稿」機能を使う
投稿機能を使って、思いついたことはどんどん、追加します。
なお、私のOUTLOOKは、ボタンがカスタマイズされていて、一度投稿したものや受け取ったメールの「メッセージの編集」/「内容の更新」も簡単に出来るようになっています。

６．手帳も使う
その日の仕事は、紙管理のほうが早いですね。
私の手帳は、以前紹介しましたが、最近は、以下のポストイット＋無印メモホルダーに切り替えです。これ、なんと呼べばよいのだろう? 私はポストイットロディアと自分で読んでいますが。

http://monooto.exblog.jp/2750195

私の運用方法では、使い中のポストイットを無印メモホルダーの裏面に貼り付けます。
作業するときは、裏面のポストイット(6枚程度)を机に展開して利用し、移動中は、裏面に回収です。
机の上で仕事をするときの広い書き場所と、携帯性の確保については、トレードオフがあり、ディレンマでしたが、ポストイット＋無印メモホルダーはこの二つをある程度解決してくれます。

私のポストイットロディアは3つのパートからなっています。
１．メモ領域 週に一度PCに回収する 考え、気づきなどを記入領域
２．作業領域 毎日机で作業時には、この作業領域のポストイットを机に展開する
３．未使用
１．２は、無印メモフォルダーの上側 ３．は下側に貼り付けてあります。
１．と２．は区別がつくように、色ちがいのポストイットを間にはって、分けています。
作業領域のポストイットは、考えなど後で参照するものはメモ領域に移動します。PCに転記した情報や作業の終わったタスクなどは塗りつぶしておき、紙上のメモが全部塗りつぶされて、用のなくなったポストイットは、廃棄処分です。

７．GoogleDeskTopを使う
GoogleDeskTopを使うと、OUTLOOKの検索が俄然早くなりますね。ただ、こちらは、まだ使い始めたばっかりなので、あまり確実な事はいえないのですが…。